Blogit
Perehdytyksen neljä tukipilaria
Perehdytyksellä usein tarkoitetaan kaikkia niitä asioita, joiden avulla uutta työntekijää tuetaan ja hänet saadaan toimimaan organisaatiossa tasavertaisena jäsenenä. Perehdytys on laaja kokonaisuus, joka koostuu useasta pienestä palasesta alkaen yhdestä ainoasta perehdytystehtävästä ja kasvaen aina organisaatiokulttuuriin ja itse työn tekemiseen. Perehdytystä suunnitellessa nämä palaset voidaan koota neljäksi laajemmaksi osakokonaisuudeksi, jotka muodostavat hyvän perehdytyksen neljä vankkaa tukipilaria. Tukipilarien alle taas kertyy erilaisia tehtäväkokonaisuuksia, jotka sisältävät pienempiä perehdytystehtäviä. Perehdytyksen jakaminen näihin neljään tukipilariin helpottaa perehdytyksen suunnittelua ja eri osatekijöiden huomioimista yleiseltä tasolta kohti tehtäväkohtaista perehdytystä ja itse työn teossa käyntiin pääsemistä.
Lue myös: Millainen on hyvä perehdytys
Hallinnollinen perehdytys
Hallinnollisten asioiden perehdyttäminen on yleensä henkilöstöhallinnon vastuulla. Siinä käydään läpi työtehtäviin ja organisaatioon liittyvät lakisääteiset asiat, varmistetaan että kaikki tarvittavat sopimukset ja dokumentit on hoidettu kunnolla. Hallinnollisesta näkökulmasta perehdytys pitää sisällään paljon tehtäviä, jotka hoidetaan jo ennen työnaloitusta ja ne eivät välttämättä edes näy perehdytettävälle. Kuitenkin hallinnollisen perehdytyksen asiat voivat vaikuttaa paljon siihen, miten työntekijä kokee työsuhteensa alkuvaiheen. Jos asiat ovat levällään ja sopimukset, työkalut ja tunnukset ovat hukassa, ei uudelle työntekijälle luoda alkuun kovin luotettavaa kuvaa organisaation toiminnasta, eikä työnteon ja perehdytyksen aloittaminen ole välttämättä mahdollista.
Kulttuuriin perehdyttäminen
Jokaisella organisaatiolla on oma kulttuurinsa ja omat tapansa toimita, jotka ovat muotoutuneet ajan saatossa. Organisaatiokulttuuri on käsitteenä laaja ja sen tarkastelu perehdytyksen näkökulmasta vaatii ymmärrystä siitä, mistä tekijöistä ja ominaisuuksista organisaatiokulttuuri koostuu ja myös, miten se ilmenee. Arkikielessä organisaatiokulttuuriin liittyy paljon erilaisia määrityksiä ja siihen liitetään usein esimerkiksi arvot, normit, toimintatavat, sosiaaliset rakenteet ja yhteiset tarinat. Toisaalta organisaatiotutkimuksen piirissä tutkimussuunnasta riippuen kulttuuria voidaan pitää esimerkiksi jatkuvasti muuttuvana tai vakaampana rakenteena.
Organisaatiokulttuuriin perehdyttämisellä ei sinänsä tarkoiteta, että uusi työntekijä yritetään väkisin muovata sopivaksi organisaatiokulttuuriin, vaan hänelle opastetaan toimintatavat ja esitellään organisaatiota laajemmin.
Organisaatiokulttuuriin perehdyttämistä tapahtuu koko ajan perehdytyssuunnitelman aikana hiljaisen tiedon siirtymisen kautta, mutta myös virallisemmin, kun organisaation arvoja ja strategiaa käydään läpi. Uudelle työntekijälle esitellään esimerkiksi tarkemmin organisaation arvot ja hän pääsee tutustumaan työkavereihinsa. Keskeisenä osana tyypillistä organisaationkulttuuriin perehdytystä ovat esimerkiksi yhteisön yhteisten pelissääntöjen läpikäyminen ja päätöksentekotapojen näkeminen erilaisissa tilanteissa. Kulttuurin omaksuminen ja työyhteisöön kiinnipääseminen sekä työkavereihin tutustuminen ovat usein merkittävässä asemassa siinä, kun uusi työntekijä miettii, miten sopii osaksi työyhteisöään. Mitä paremmin hän tuntee tässä vaiheessa soveltuvansa osaksi kulttuuria, sitä paremmin myös työntekijän sitoutuminen onnistuu. Perehdytyksiä suunnitellessa onkin hyvä paikka pysähtyä pohtimaan organisaatiokulttuuria ja sen sanallistamista – niin koko organisaation tasolla kuin myös pienemmissä tiimeissä.
Sosiaalinen perehdytys
Sosiaalinen perehdytys kytkeytyy tiivisti edelliseen. Sosiaaliseen perehdytykseen voidaan ajatella kuuluvan sekä vuorovaikutuksessa oppiminen kuin myös sosiaalisten suhteiden luonti sekä työyhteisöön eli työkavereihin mutta mahdollisesti myös muihin sidosryhmiin.
Uuden työntekijän tukena toimii monissa työyhteisöissä mentori, joka opastaa työntekijän tutustumista eri funktioihin, työkaluihin ja muuhun toimintaan työyhteisössä. Sosiaalisen perehdytyksen aikana usein työntekijä tutustuu laajemmin lähityöyhteisöönsä ja on hyvä myös käydä erilaisia informaaleja tapaamisia eri funktioiden avainhenkilöiden kanssa, jolloin uusi työntekijä saa paremman kuvan miten eri asiat organisaatiossa toimivat. Sosiaalisen perehdytyksen aikana muovataan työntekijälle selkeä kuva organisaatiosta ja sen toiminnasta, joten hänellä on myös helpompi ymmärtää omaa rooliaan osana organisaatiota. Sosiaalisessa perehdytyksessä voidaan hyvin ottaa huomioon henkilön aiempi osaaminen ja peilata osaamista niin, että perehdytystä muokataan juuri uudelle tulokkaalle sopivaksi.
Tehtäväkohtainen perehdytys
Tehtäväkohtaisella perehdytyksellä usein tarkoitetaan työhön opastamista. Tämän osa-alueen aikana kerrytettyä tietoa työntekijä tarvitsee kyetäkseen toimimaan tehtävissään parhaalla mahdollisella tavalla. Tehtäväkohtaisen perehdytyksen aikana käydään läpi keskeiset tehtävät ja miten näiden tekeminen osana työyhteisöä hoidetaan. Tehtäväkohtaisen perehdytyksen tarkoituksena on mahdollistaa se, että uusi työntekijä pystyy tekemään hänelle suunnattuja työtehtäviään. Nämä tehtävät eivät tule ilmi yleisperehdytyksessä, vaan ne pitävät sisällään paljon käytännön asioita ja osana työyhteisön arkea olemisen. Tehtäväkohtaisen perehdytyksen aikana voidaan myös peilata henkilön osaamista tulevaisuutta varten ja pohtia osaamisen kehittämistä, jatkokoulutuksia ja pidemmän tähtäimen urasuunnittelua. Osana tehtäväkohtaista perehdytystä käydään myös aktiivisesti palautekeskusteluja ja voidaan arvioida, miten henkilö on päässyt käyntiin omissa tehtävissään. Tehtäväkohtaisessa perehdytyksessä kannattaa lähteä liikkeelle perustekemisestä sekä yksittäisistä työtehtävistä ja edetä pidemmälle kohti haastavampia työtehtäviä ja tekemisen kehittämistä.
Kuten sanottua, perehdytys on laaja prosessi ja se vaatii aikaa. Mutta, kun nämä osa-alueet käydään läpi laadukkaasti ja varmistetaan, että kaikki eri tukipilareihini liittyvät tehtävät on käyty läpi, ollaan matkalla kohti paremmin tuottavaa ja paremmin työhönsä sitoutunutta työntekijää, joka myös suoriutuu töistään itsenäisesti osana tiimiä ja on motivoitunut ja kykenevä kehittämään omaa ja organisaation tekemistä.
Jos haluat kokeilla, miten Intro perehdytystyökalu auttaa perehdytyksen eri kokonaisuuksien suunnittelussa ja läpiviennissä, voit kokeilla Introa maksutta 5 perehdytyksen ajan. Pääset aloittamaan maksuttoman kokeilun alla olevasta painikkeesta. Voit myös kysyä lisää tai varata Intron esittelyn Kysy lisää -painikkeen kautta.
Tutustu tarkemmin: Perehdyttäminen Intron avulla