Roolit

Käyttäjille on valittavissa tiiminäkymässä neljä eri roolia: Omistaja, Perehdytysvastaava, Perehdytysohjaaja ja Perehdyttäjä.

1. Omistaja
   Omistaja -roolissa käyttäjä voi kutsua muita käyttäjiä tiimiinsä, luoda tiimille mallipohjia sekä käynnistää ja päättää perehdytyksiä. Mikäli tiimissä toimii useita perehdyttäjiä, omistaja näkee kaikki tiimissä tapahtuneet perehdytyssuunnitelmat.
2. Perehdytysvastaava
   Perehdytysvastaava -roolissa käyttäjä voi käynnistää perehdytyssuunnitelman, muokata suunnitelmaa ja päättää perehdytyksen. Käyttäjä näkee vain itse käynnistämänsä perehdytykset, sekä ne joissa on itse osallisena. Perehdytysvastaava voi kutsua muita käyttäjiä tiimiinsä ja luoda tiimille mallipohjia, sekä voi muokata niitä mallipohjia jotka on jaettu hänelle muokkausoikeudella.
3. Perehdytysohjaaja
   Perehdytysohjaaja-roolissa käyttäjä voi käynnistää perehdytyssuunnitelman, muokata suunnitelmaa ja päättää perehdytyksen. Käyttäjä näkee vain itse käynnistämänsä perehdytykset, sekä ne joissa on muuten itse osallisena. Perehdytysohjaaja voi kutsua muita käyttäjiä tiimiinsä. Perehdytysohjaaja ei voi luoda, muokata tai kopioida mallipohjia.
4. Perehdyttäjä
   Perehdyttäjä -roolissa henkilö on vastuussa perehdytyssuunnitelmassa hänelle kohdennetuista tehtävistä. Käyttäjä pääsee näkemään Introssa koko suunnitelman, jonka yksittäisestä tehtävästä hän on vastuussa. Muokkausoikeudet käyttäjällä on vain niihin tehtäviin, jotka ovat suunnitelmassa kohdennettu hänelle.

Lisäksi käyttäjä voi olla roolissa Perehdytettävä. Suunnitelman kohteeksi kutsuttu henkilö on automaattisesti roolissa Perehdytettävä. Perehdytettäviä ei voi lisätä Tiimit-osiossa, vaan heidät kutsutaan aina perehdytyksen kautta.

Käyttäjä voi olla yhdessä tiimissä vain yhdellä roolilla. Jos käyttäjä on jäsenenä useammassa tiimissä, rooli voi olla eri tiimien välillä, eli toisessa tiimissä käyttäjä voi olla omistaja ja toisessa perehdyttäjä.

Käyttäjän roolia voi muokata milloin tahansa Tiimit-osiossa käyttäjän tietoja muokkaamalla.

Vastuualuekoordinaattori

Vastuualueet näkymässä voidaan käyttäjälle asettaa myös rooliVastuualuekoordinaattori. Vastuualuenäkymä on näkyvissä vain pääkäyttäjille ja vastuualuekoordinaattoreille. Vastuualuekoordinaattori -roolia voidaan hyödyntää ja ottaa käyttöön organisaatiossa, jossa on mallinnettu vastuualueet näkymässä vastuualuerakenne (ts.organisaatiopuu).

Ideana on, että vastuualuekoordinaattori-roolin avulla pääkäyttäjät voivat jakaa hallinnollisia tehtäviä vastuualuekoordinaattoreille organisaation eri tasoille.

Organisaation eri vastuualueille voidaan määrittää yksi tai useampi vastuualuekoordinaattori.

• Vastuualueella ei ole pakko olla yhtäkään koordinaattoria.
• Koordinaattorien enimmäismäärää ei ole rajattu.
• Koordinaattorin asettamista varten organisaatiolla tulee olla yksi tai useampi vastuualue.

Koordinaattorin voi asettaa vastuualueelle organisaation pääkäyttäjä tai toinen vastuualuekoordinaattori. Vastuualuekoordinaattori voi muuttaa koordinaattoreita ainoastaan niistä vastuualueista, jotka ovat hänen vastuualueensa hallinnassa. Tämä tarkoittaa, että koordinaattori voi hallinnoida oman vastuualueensa haarasta omaa tasoaan, sekä sen alla olevia tasoja.

Koordinaattorien hallinnointi tapahtuu vastuualueiden hallinnassa. Ensin valitaan vastuualue muokkaukseen, jonka kautta kirjautunut käyttäjä pääsee muokkaamaan valitun alueen koordinaattoreita.

Alla kuvassa lisätään vastuualuekoordinaattori organisaation Perusopetus-haaraan. Valitaan perusopetus muokkaustilaan klikkaamalla kynän kuvaa nimen perässä.

Vastuualueen muokkausnäkymässä voidaan tälle vastuualueelle lisätä Vastuualuekoordinaattori klikkaamalla Lisää vastuualuekoordinaattori-painiketta. Vastuualuekoordinaattori voidaan valita organisaation käyttäjistä, joilla on vähintään omistaja -rooli jossakin organisaation tiimeistä.

Tämän jälkeen vastuualueet näkymässä nähdään, että sekä Kulttuuripalveluiden että Perusopetus vastuualueille on asetettu vastuualuekoordinaattori.

Vastuualuekoordinaattorille esitetään ainoastaan se osa organisaatiota, jonka koordinaattori hän on. Hallinnassa esitetään koordinaattorille kaikki hänen vastuualuehaaraansa kuuluvat vastuualueet. Käyttäjä voi muokata oman vastuualuehaaraansa kuuluvia vastuualueita, lisätä haaraan uusia vastuualueita sekä poistaa niitä.

Myös haaran ylemmät tasot ovat näkyvillä, mutta vain lukumuodossa.

Jos käyttäjällä on vastuualueita useammasta eri haarasta, esitetään nämä kaikki.

Vastuualuekoordinaattorin tiimihallinta

Vastuualuekoordinaattori voi hallinnoida oman vastuualueensa, sekä sen hierarkiaan kuuluvia tiimejä.

Tiimihallinnassa koordinaattorille listataan tiimit joihin hänellä on hänen normaalin käyttäjäroolinsa perusteella oikeus, mutta myös lisäksi valittuna olevan organisaation mukaisesti hänen koordinoimiensa vastuualueiden tiimit.

Tiimien osalta koordinaattori voi hallinnoida tiimiin liittyviä tietoja (vastuualue, tunniste, nimi). Hän voi myös arkistoida tiimin.

Vastuualuekoordinaattori voi hallinnoida itse vastuualueen tiimejä, mutta myös niiden käyttäjiä. Käyttäjiä hallinnoidaan käytännössä samoin, kuin käyttäjät-listauksessakin.

Koordinaattori voi myös lisätä kokonaan uusia tiimejä. Näiden osalta hän voi valita käytettäväksi jonkin vastuualueen hierarkiaan kuuluvista vastuualueista, alimmalta tasolta.

Koordinaattori voi muokata tiimihallinnan kautta vastuualueidensa tiimien käyttäjiä.

• Käyttäjien tietoja voi muokata (nimi, email, puhnro, ...)
• Käyttäjiä voi arkistoida
• Käyttäjien roolia voi muokata

Vastuualueen käyttäjien hallinnointi vastuualueen koordinaattorina

Käyttäjät -näkymässä vastuualuekoordinaattorille esitetään valittuna olevan organisaation käyttäjien listaus niistä tiimeistä, jotka kuuluvat koordinaattorin vastuualueen hierarkiaan.

Koordinaattori voi näkymässä kutsua uusia käyttäjiä hänen vastuualueensa hierarkiassa oleviin tiimeihin. Käytettävissä on omistaja, perehdytysvastaava sekä perehdyttäjä roolit.

Kun koordinaattori avaa käyttäjän auki, hänellä on käytettävissä käyttäjään liittyen seuraavat toimet (mikäli käyttäjä kuuluu johonkin vastuualueen hierarkiassa olevaan tiimiin):

• Profiilikuvan poisto
• Käyttäjän tietojen muokkaaminen (nimi, email, puhelinnumero)
• Käyttäjän tiimien & roolien listaus (niiltä osin kuin ovat vastuualueen hierarkiassa)
• Käyttäjän arkistoiminen tiimistä (niiltä osin kuin edellä on listattu)
• Käyttäjän lisääminen uuteen tiimiin (vain vastuualueen hierarkiassa olevat. Käytettävissä olevat roolit em. kuvatun uuden käyttäjän lisäämisen mukaisesti)
• Käyttäjän roolin muuttaminen tiimissä (vain vastuualueen hierarkiassa olevat).

Kun vastuualue on liitetty tiimille, näkyy tiimille kytketty vastuualue sekä mahdolliset välitasot tiiminäkymässä tiimin perässä

Raportointi ja mallipohjien hallinta vastuualuekoordinaattorina

Käyttäjä voi jakaa mallipohjia ja ottaa raportteja hallinnoimiensa vastuualueiden osalta.