Blogit
Viisi asiaa, joissa perehdytys menee usein pieleen
Perehdytys on prosessi, joka koostuu useista kokonaisuuksista ja pienemmistä palasisista, jotka muuttuvat perehdytettävän henkilön, yksikön ja tehtävän mukaan. Perehdytyksestä vastuussa olevalla esihenkilöllä on useita palloja ilmassa, jotka eivät saisi hipaista maata, mikäli prosessi halutaan pitää laadukkaana ja hallittavana. Perehdytys on helppoa ja suoraviivaista kun se on etukäteen suunniteltu ja siinä on myös huomioitu yksilön tarpeet. Onnistunut perehdytysprosessi parantaa työntekijäkokemusta ja auttaa uutta työntekijää pääsemään nopeammin tuottavaan työhön kiinni. Laadukas ja hyvin toteutettu perehdytys on siis kaikkien etu. Aina perehdytys ei kuitenkaan tuota pelkkiä ilonpirskahduksia tai johdon mieltä nostattavia palautteita. Missä asioissa perehdytys voi mennä usein pieleen?
Suunnitelmallisuuden puute
Kuten monet muutkin asiat, myös perehdytys vaatii suunnittelua. Suunnittelu luo raamit ja tavoitteet perehdytysprosessille. Huolellisesti laaditun perehdytyssuunnitelman avulla perehdytys on helpompaa viedä maaliin, vaikka matkalla puhaltaisi ristituulet tai muita yllätyksiä pomppaisi eteen juuri maaliviivalla. Kirjallinen perehdytyssuunnitelma sisältää teemoja ja tehtäviä, joita perehdytyksessä on tarkoitus käydä läpi. Lisäksi tehtävät on hyvä aikatauluttaa ja osoittaa niille oma vastuuhenkilö. Hyvin laadittu perehdytyssuunnitelma auttaa hahmottamaan kokonaisuutta, ja myös perehdytettävä voi nähdä etukäteen asiat, joita hänen kanssaan aiotaan käydä läpi. Tehtäviin voidaan myös palata tarpeen mukaan uudemman kerran.
Perehdytyksen etenemistä ei seurata
Perehdytyssuunnitelma on luotu – hienoa! Mutta miten perehdytyksen edistymistä seurataan? Pelkkä perehdytyssuunnitelma ei ole avain onnistuneeseen perehdytykseen, vaan myös perehdytyksen etenemistä tulisi seurata tehtäväkohtaisesti. Mikäli perehdytystehtäviä jää tekemättä, ei perehdytysprosessin maali häämötä vielä pitkään aikaan. Perehdytykseen on hyvä valita henkilö, joka seuraa prosessin etenemistä ja ottaa siitä vastuun. Perehdytysvastaavan vastuulla on varmistaa perehdytykseen liittyvien asioiden hoitaminen aikataulussa. Hänen roolinsa on pitää yksittäisen perehdytyksen langat käsissä, eli seurata perehdytyksen etenemistä ja kuka on hoitanut mitäkin. Perehdytyksen seuranta takaa, että perehdytys on hoidettu suunnitelman mukaisesti ja uusi työntekijä on saanut kaikki tarvittavat eväät, jotta hän voi suoriutua työtehtävistään hyvin.
Perehdytystehtävät ovat yhden henkilön harteilla
Perehdytystehtävät on järkevä vastuuttaa useammalle henkilölle, jotta perehdytykset eivät kuormita liikaa esihenkilöä tai vain tiettyjä tiimin jäseniä. Samalla uusi työntekijä pääsee sujuvasti tutustumaan koko tiimiin, kun perehdytyksen lomassa uudet kollegat tulevat tutuksi. Tällä tavalla perehdytyksestä tulee kattavampi ja yrityksen kulttuuriin on helpompi päästä kiinni heti työn alkuvaiheessa. Perehdytystehtävien jakamisessa auttaa hyvin luotu perehdytyssuunnitelma ja selkeä ohjeistus siitä, kuka hoitaa minkäkin osan perehdyttämisestä.
Perehdytystä pidetään pikajuoksuna
Usein saatetaan ajatella, että uuden työntekijän perehdytys tulisi hoitaa mahdollisimman nopealla aikataululla pois päiväjärjestyksestä. Todellisuudessa perehdytys voi kestää helposti jopa vuoden, ja siksi kokonaisuus olisi hyvä jakaa pienempiin aikajaksoihin. Tämä varmistaa myös sen, että perehdytettävälle ei tule liikaa tietoa lyhyellä aikavälillä, esimerkiksi juuri uuden työn alkaessa. Perehdytettävät asiat jäävät näin paremmin uuden työntekijän mieleen ja työn aloittaminen ei tunnu liian haastavalta. Perehdytyksen alkuvaiheessa tahti on joka tapauksessa tiiviimpi. Tehtävät voidaan jakaa tärkeysjärjestyksessä päivä- ja viikkotason tehtävien mukaan. Selkeät kokonaisuudet tekevät hallinnasta sujuvampaa.
Perehdytysprosessia ei kehitetä
Kerran suunniteltu perehdytysprosessi ei välttämättä toimi tänä päivänä yhtä tehokkaasti. Työpaikkojen sisäinen toimintaympäristö ja muu maailma kehittyy jatkuvasti, joten asiat, jotka tuntuivat toimivan aiemmin, eivät välttämättä toimi nyt tai tulevaisuudessa. Avuksi on tullut myös uutta teknologiaa, joka voi tarjota apua perehdytysprosessin kehittämiseen. Perehdytyksien onnistumista on myös hyvä mitata. Käytännössä voidaan kysyä perehdytettävältä työntekijältä perehdytyksen onnistumista jo perehdytysprosessin aikana, ja tätä kautta saada tietoa mitä asioita olisi hyvä parantaa ja missä ollaan onnistuttu. Tätä kautta taataan, että myös jatkossa voimme nähdä onnistuneita perehdytyksiä, jotka tuottavat niitä ilonpirskahduksia ja johdon mieltä hiveleviä palautteita.